Almacenamiento de los XML adecuadamente

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XML y su almacenamiento

La factura de papel representaba diversos problemas logísticos y hasta de comprobación fiscal, luego vinieron los XML. Recuerdo haber visto un oficio de observaciones en el cual la autoridad fiscal señalaba diversos gastos que a su parecer no estaban sustentados con comprobantes fiscales “originales”, debido a que la póliza contable únicamente estaba respaldada con una copia de la factura.

A esto se agregaba un largo listado de facturas que supuestamente no estaban anexadas en la contabilidad, aunque desconozco si efectivamente no se incluyeron en la documentación entregada o fue extraviada o dolosamente ocultada.

Lo cierto es que hoy ya no es obligatorio almacenar cientos o miles de hojas de papel en las cuales se impriman los comprobantes fiscales. Sin embargo, debemos interesarnos en las formas adecuadas para almacenar los comprobantes fiscales digitales por internet, como parte de la contabilidad que debe almacenarse conforme al artículo 28 del Código Fiscal de la Federación.

Los XML en las Reglas de Carácter General

Normalmente, recurrimos a la regla 2.7.1.1. de la Resolución Miscelánea Fiscal como la que nos orienta sobre este tema, permitiendo el uso de medios magnéticos, ópticos o de cualquier otra tecnología, para almacenar nuestros archivos XML. Y coincido en que esta regla es más benéfica y simplificada que la disposición que a continuación veremos.

Resulta que el artículo 28, fracción III del Código Fiscal de la Federación no solo nos remite a las reglas de carácter general, como la 2.7.1. que hace un momento citamos, también hace alusión al Reglamento del Código Fiscal de la Federación, específicamente en su artículo 34 que indica:

Artículo 34.- “Para los efectos del artículo 28, fracción III del Código, el contribuyente deberá conservar y almacenar como parte integrante de su contabilidad toda la documentación relativa al diseño del sistema electrónico donde almacena y procesa sus datos contables y los diagramas del mismo, poniendo a disposición de las Autoridades Fiscales el equipo y sus operadores para que las auxilien cuando éstas ejerzan sus facultades de comprobación y, en su caso, deberá cumplir con las normas oficiales mexicanas correspondientes vinculadas con la generación y conservación de documentos electrónicos“.

Nótese que también se añaden como normas de almacenamiento las normas oficiales mexicanas aplicables al caso. Podemos citar la “NOM-151-SCFI-2016 Requisitos que deben observarse para la conservación de mensajes de datos y digitalización de documentos” como la norma más actualizada que nos indica las condiciones en las cuales debemos guardar nuestros archivos XML. Esta norma se publicó el 30 de marzo de 2017 en el Diario Oficial de la Federación.

De esta NOM podemos resaltar la 5.2 que indica:

5.2 “La información que se desee conservar se podrá almacenar en uno o varios archivos diferentes y/o en una o varias computadoras“.

Dicha norma señala exprésamente “computadoras” como el medio ideal para almacenar nuestros archivos digitales, sin ser lo suficientemente detallado como para indicar el componente ideal de almacenamiento como “disco duro”, “disco extraible”, entre otras unidades de almacenamiento vínculadas a un equipo de cómputo.

Y en la norma 5.3.2 descarga en un tercero autorizado la responsabilidad de digitalizar los documentos, debiéndo ser un Prestador de Servicios de Certificación acreditado. Esto lo aplicamos cuando contratamos los servicios de un Proveedor Autorizado de Certificación que nos ofrece “timbres de facturación” o la misma página del Servicio de Administración Tributaria.

Coincido con muchos colegas en que la remisión que hace el Reglamento del Código Fiscal de la Federación a las normas oficiales mexicanas, solo viene a complicar aún más el cumplimiento de las obligaciones fiscales del contribuyente, y hasta cierto grado resulta ocioso, puesto que la misma norma que comentamos en su justificación indica que fue diseñada “en concordancia con el Código de Comercio”, divorciándose del Código Fiscal de la Federación y su reglamento.

Solo para sembrar la duda en su mente, estimado lector: En una revisión de gabinete, de las pocas que siguen efectuándose y en donde la autoridad fiscalizadora solicita dichos documentos digitales, ¿aplica la autoridad fiscal esta norma oficial mexicana?¿Orienta al contribuyente sobre la forma correcta en la cual deberá hacer la transmisión de dichos documentos digitales?

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