Qué se necesita para facturar electrónicamente

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La factura electrónica es un comprobante fiscal digital, y facturar hoy en día es fundamental para el éxito de todos los negocios. Sin embargo, realizar todos los trámites que se necesitan para poder obtener nuestras facturas electrónicas llega a resultar tedioso. Checa aquí paso a paso lo que necesitas para facturar electrónicamente.

Antes que nada, es importante aclarar que las facturas electrónicas son comprobantes fiscales digitales y su almacenamiento es puramente digital debido a la forma en cómo se manejan. La factura electrónica consta de dos elementos:

  • Representación Gráfica del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI). Este documento, que normalmente siempre viene representado por un documento con extensión .PDF (se abre con Acrobat Reader), señala de manera gráfica todos los datos que una factura normal debe tener; es decir, RFC, nombre, importes, fecha, vigencia, etcétera.
  • Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI). No te confundas, el anterior es solo una representación gráfica. El CFDI es un archivo con extensión  .XML, y es el alma del comprobante fiscal, por decirlo de alguna manera. Este es el archivo más importante de ambos, ya que este contiene todos los datos de seguridad que la autoridad exige.

Pero para lograr obtener estos dos elementos es necesario tramitar ciertos archivos. Los archivos que necesitas para facturar electrónicamente son:

  • FIEL, también conocida como Firma Electrónica. Este es el archivo más difícil de obtener; no por la complejidad, sino por el tiempo en que tarda en tramitarse.
  • Solicitud de Sellos digitales
  • Sellos digitales

A continuación te explicaré en qué consiste cada parte.

FIEL o firma electrónica

Este en realidad es un archivo con extensión .CER, y no puede ser usado sin otro archivo llamado .KEY, que es la clave que se le asigna a la Firma. Para que no te hagas pelotas con tanto archivo, digamos que la FIEL (.CER) es el archivo con el que vas a firmar electrónicamente tus documentos fiscales, pero para poder autorizar esa firma necesitas una contraseña (.KEY). Tu FIEL es indispensable para poder tramitar tus facturas digitales. El problema de la FIEL es que debes tramitarla personalmente mediante cita, requieres un dispositivo para almacenarla y si se te pierde la contraseña no hay manera de recuperarla y tendrás que volver a tramitar tu FIEL.

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Solicitud de Sellos digitales

El siguiente paso para poder tramitar tus facturas digitales es obtener un archivo llamado Certificado de Sellos Digitales, pero para esto, es necesario que con la Aplicación Solcedi hagas su requerimiento (algo así como cuando solicitas que te compren papelería o cualquier otra chuche de la oficina: necesitas un papel de requisición, pues bien esto es más o menos algo parecido). Para realizar esta solicitud, la aplicación Solcedi te pedirá tu FIEL y su contraseña (.KEY).

Una vez hecho el proceso de la aplicación Solcedi (es bastante sencillo), el programa te dará dos archivos, el primero es que es tu archivo de requerimiento (.SDG) y su contraseña (.KEY).

En este momento debemos de tener 4 archivos:

  • Archivo FIEL (.CER)
  • Archivo de contraseña de FIEL (.KEY)
  • Archivo de requerimiento de sellos digitales (.SDG)
  • Archivo de contraseña de requerimiento de sellos digitales (.KEY)

Ten muchísimo cuidado con los archivos .KEY, ya que se pueden confundir muy fácilmente.

Ahora lo que sigue es enviar tu archivo de requerimiento de sellos digitales al SAT, para que ellos procesen la información. Puedes enviar tu archivo en la página de Certisat. Recuerda tener a la mano tus accesos, ya sea la FIEL o la contraseña de acceso al sistema del SAT.

Una vez que envíes tu archivo, el SAT te dará un acuse de envío (Guárdalo, es muy importante).

Certificado de Sello Digital

Para que el SAT tramite tu Certificado de Sello digital puede tardar un par de horas, pero para que estés en la base de datos puede variar desde 3 días hábiles hasta una semana. ¿Y eso qué tiene que ver?, te preguntarás. La respuesta es fácil, mientras el SAT no te dé de alta en su base de datos, ningún PAC te permitirá facturas electrónicamente.

Pero vayamos paso a paso sin adelantarnos. Una vez que enviaste tu archivo al SAT, puede regresar el otro día y buscar en la sección de Recuperación de Certificados, donde tendrás que ingresar tu RFC y automáticamente te desplegará los distintos certificados. El que necesitamos es el de SELLOS. Para descargarlo, solo tienes que pincharle donde hay un montón de números.

Lo que a continuación recibes es el Certificado de Sellos Digitales (.CER), y su contraseña es la misma que usas para el requerimiento de sellos digitales.

Una vez que tenemos los 5 archivos, es hora de hacer las cosas en forma. Anteriormente te expliqué cómo realizar tu factura sin necesidad de usar los sellos digitales así como los pros y contras de usar un PAC a usar la plataforma del SAT. Pues bien, si has decidido por usar los servicios de un PAC o un distribuidor (recomiendo esto ampliamente), el PAC lo que te pedirá será tu Certificado de Sello Digital, y eventualmente tu FIEL, por eso es tan importante tener todos estos documentos a la mano. Por favor, apunta las contraseñas de ambos certificados, tanto el de la FIEL como el del Sello digital, créeme que es una verdadera lata cuando no la recuerdas o se te ha extraviado.

Básicamente esto es lo que necesitas hacer para tramitar tus facturas digitales, ahora solo resta que te decidas por un PAC.

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