Como elaborar un Layout para importación masiva de pólizas (Básico)

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Layout excel coi
Layout excel coi

Si nunca has escuchado de un Layout para sistemas contables, aquí te lo explicaremos. La captura de operaciones en un sistema contable, siempre ha requerido de una gran cantidad de tiempo, sin embargo, conforme avanza la tecnología esta tarea se va volviendo cada vez más rápida, esto mediante el uso de plantillas pre diseñadas, ya sea elaboradas de forma manual o por el propio sistema.

Cómo funciona la importación masiva de pólizas

Existen varias formas para registrar operaciones, pero entre las más utilizadas últimamente, es a través de la importación de un archivo de Excel o “Layout” como se le conoce, y el más solicitado es aquel que permite generar gran cantidad de pólizas contables desde un mismo archivo; normalmente a este proceso se le conoce como Importación masiva de pólizas.

Para diseñar un Layout para pólizas masivas, debemos considerar si las pólizas a generar tendrán relacionados los datos de un CFDI o quizá la forma de pago, o ambos, o ninguno; que, para evitar tiempo invertido posteriormente, es mejor abarcar todo lo posible desde el principio; sin embargo, para nuestro ejemplo se trata de un archivo básico, como primer paso.

¿Cómo diseñamos nuestro primer Layout?

Así como existen expertos en el tema sobre el diseño de pólizas en Excel, también hay quienes se encuentran dando los primeros pasos para elaborar esta herramienta; por lo que, si entramos al proceso de diseñar un Layout para generar varias pólizas en una sola carga, compartimos algunos pasos y datos que deben considerarse para comenzar a elaborarlo y a conocerlo.

Por ejemplo:

Siempre que se comienza a diseñar este archivo, el primer dato es en A3, ya que toma como base el prediseño de las pólizas contables del sistema, para nuestro caso, refiriéndonos al sistema Aspel COI, que es uno de los más utilizados;

  • A3 .- tipo de póliza (diario, ingreso, o egreso)
  • B3 .- número de póliza (por lo regular se deja en blanco ya que el sistema lo agrega automáticamente y continuando con la última registrada)
  • C3 .- concepto o descripción de la póliza
  • D3 .- día (este espacio corresponde a la fecha, pero en el Layout solo se agrega el día)

Posteriormente, se colocan las cuentas a afectar y el cuerpo de la póliza, por así mencionarlo, comenzando desde B4:

  • B4 .- número de cuenta
  • C4 .- departamento (si no se utiliza algún departamento, solo se dejará en cero)
  • D4 .- concepto o descripción de la póliza
  • E4 .- tipo de cambio
  • F4 .- cargo
  • G4 .- abono
  • H4 .- centro de costo (si es el caso)
  • I4 .- proyecto (si es el caso)

Una vez que se han incorporado las cuentas que se afectaran en un registro, es importante que se “avise” al sistema que se termina la póliza (si es así) y que comienza otra, esto con el dato “FIN_PARTIDAS”, como se muestra más adelante.

En la imagen siguiente se muestra un Layout para pólizas de ventas, que en nuestro caso se generarían 3 pólizas desde este mismo archivo, y como se puede observar, toma en cuenta todas las cuentas involucradas, aunque cabe mencionar que no se incluyeron los datos de un CFDI.

Con este primer ejemplo, es como podemos comenzar a diseñar un Layout para pólizas masivas, desde luego se trata de un archivo básico, habrá que incorporar mas adelante las condicionantes para que al generar las pólizas, estas se relacionen a un CFDI si es el caso.

Desde dónde se importa el Layout

Y una vez que se tiene el archivo terminado, el paso siguiente es generar las pólizas, importando dicho archivo desde el sistema Aspel COI –> la empresa de que se trate –> Procesos –> Integración de pólizas:

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