Tratamiento fiscal para viáticos en CFDI de nómina

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Uno de los retos para grandes empresas y grupos corporativos es el tema del CFDI 3.3, pero no todos le han dado la importancia que se merece cuando de viáticos se trata. ¿Qué pasa cuando a un trabajador le depositas para sus viáticos? ¿Cómo debe tratarse fiscalmente? ¿El trabajador se ve afectado?

Empresas del tipo outsourcing o con grandes volúmenes de empleados deben tener especial cuidado con el tratamiento fiscal que se les dará a sus viáticos.

¿Son ingresos para el trabajador los viáticos?

Sí, siempre y cuando caiga en algunos supuestos que implique que ese dinero que le dio la empresa no lo uso para los fines de viáticos, o bien, no los comprobó.

En este sentido la empresa deberá emitir CFDI en su recibo de nómina o por separado al momento de darle el dinero y hasta 30 días naturales después.

La nueva versión del CFDI 3.3 y CFDI de nómina 1.2 nos orilla a colocar ciertas claves en los recibos de nómina a fin de dejar bien en claro qué es lo que se está percibiendo y deduciendo por parte de los trabajadores.

Recordemos que la única versión valida del CFDI de nómina para este 2018 es la 3.3

Caso práctico de viáticos

Este es uno de los casos en los que debemos verlo para poder entender, así que vayamos directo a un caso práctico.

Supongamos que a un trabajador le damos sus viáticos el 21 de abril para viajar a Puebla, la cantidad es por $10,500.00 pesos. Entonces, según lo señalado en la guía de llenado del CFDI 1.2, hay 3 formas de reportar esto:

  • En el recibo de nómina inmediato posterior bajo la clave 003 (Viáticos entregados al trabajador). Si al trabajador se le paga quincenalmente, entonces se le reportaría el 30 de abril.
  • En el recibo siguiente al de la quincena que corre. Es decir, en la del 15 de mayo.
  • En un recibo independiente e indicando exclusivamente la entrega del viático. Para esto tendrá 30 días desde que se le entregó al trabajador; es decir, a más tardar el 21 de mayo.
Uno de los retos para grandes empresas y grupos corporativos es el tema del CFDI 3.3, pero no todos le han dado la importancia que se merece cuando de viáticos se trata

El problema surge cuando la empresa tiene un alto volumen de trabajadores y resulta difícil su administración. Aquí queda de otra que implementar nuevos proceso y procedimientos para controlar este tipo de operaciones.

En todo caso, mientras no se cuente con la documentación que ampare los viáticos, en los recibos de nómina del trabajador, este importe (003, Viáticos entregados al trabajador) deberán ser informativos y no sumar a las percepciones.

Podemos tener 3 supuestos que debemos tener en vista en todo momento.

  • Que el trabajador se gaste la totalidad de los viáticos
  • Que el trabajador no se gaste los viáticos o solo una parte
  • Que el trabajador entregue los documentos de los viáticos, pero solo una parte.

En el primer caso, y si lo paga con su tarjeta de crédito, debido o cheque, no hay ningún problema y se deberá expedir un CFDI con la clave 100 (Ajuste en viáticos exentos) por el mismo importe que se le dio el dinero para tal fin. No perdamos de vista que en todo caso tenemos 30 días para emitir tanto el CFDI donde se le da el viatico al trabajador como el que se expide por la comprobación.

En el segundo escenario es que el trabajador entregue la totalidad de los viáticos o una parte. Si entregó la totalidad de los viáticos, ya sea en efectivo o con CFDI, debemos expedir un CFDI para neutralizar el anterior con la misma clave que el anterior 100 (Ajuste en viáticos exentos).

Y es que, mientras entregue el dinero en efectivo y otra parte en documentos que amparen lo que gastó, no hay ningún problema.

Pero no siempre ocurre esto, de hecho, es muy rara la empresa que logra esa utopía, y justamente por eso es por lo que viene el tercer y más complicado de los casos.

Para el tercer caso la cosa sí que se complica, pues puede ocurrir que el trabajador se haya gastado 7 mil pesos, 2 mil lo regresa y los $1,500 pesos restantes aseguran que no le pudieron dar CFDI.

Viáticos comprobados con CFDI $7,000.00
Viático reembolsado a la empresa $2,000.00
Viáticos no comprobados $1,500.00

Antes de crucificar al empleado por no haber entregado esa documentación, debemos revisar el artículo 152 del reglamento de ISR en el que explica que el 20% del viatico entregado al trabajador podría no presentar documentación fiscal siempre y cuando no se puedan emitir y no sobrepasen los $15,000.00.

Como los $1,500 no sobrepasan el 20% de la totalidad de los gastos ($10,500.00) se considera un ingreso exento para el trabajador y no pasa nada. Se expide la totalidad del nuevo CFDI con la clave 100 (Ajuste de viáticos exentos).

Vayamos al caso en donde sí sobrepasa el 20%

En este caso tenemos que el trabajador comprobó $7,000.00 y lo demás dijo que no le entregaron CFDI.

Viáticos comprobados con CFDI $7,000.00
Viáticos no comprobados $3,500

Lo primero que vemos es que el 20% de los $10,500 pesos son $2,100. Así que sí debemos separar lo que es el 20% y lo que no:

Cantidad no comprobada y exenta para el trabajador $2,100
Cantidad no comprobada y gravada para el trabajador $1,400

Bajo este supuesto, en el CFDI se deben colocar las siguientes cantidades con el tipo de clave.

Importe comprobado con clave 100 $9,100
Importe no comprobado con clave 080 $1,400

La clave 080 se refiere a Ajuste en viáticos gravados, esto sumará a las percepciones del trabajador y por lo tanto se pagará ISR por esta cantidad, o bien, se le pueden descontar al trabajador vía nómina en su siguiente recibo.

Consideraciones para los viáticos

En todo momento, tanto el patrón como el trabajador deben conservar la documentación que ampare dichos viáticos para futuras revisiones en caso de que existieran.

Un dato muy importante que considerar es que para el 20% de lo que marca el artículo 152 del reglamento es que esto no aplica para gastos de hospedaje ni pasajes de avión.

Como verás esto de los viáticos es un tema sencillo cuando es bien administrado, pero cuando no, puede ser un serio y grave dolor de cabeza. Y es que la sanción por no expedir o expedir mal los CFDI es bastante alta, así que es mejor no jugarle al vivo.

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