Cómo registrar una cuenta incobrable

¿Les ha pasado que no pueden cobrar la cuenta de un cliente? En algunas empresas la venta de los bienes o servicios que ofrecen la realizan a crédito, con el objetivo de aumentar las ventas principalmente, debido a estos eventos es como surge lo que son las cuentas por cobrar, dentro de este concepto existen clasificaciones, pero este por el momento no es el punto importante, sino las circunstancias que se determinan una vez que se han otorgado créditos y algunos clientes no pagan.

Estas circunstancias deben estar contempladas dentro del manejo de estas cuentas, porque si bien la empresa vende con la idea razonable que estará en posibilidades de cobrar a sus clientes, también debe estar consciente que quizás alguno de ellos no podrá pagar.

Así que lo mejor es prever estas contingencias, para que cuando surja una cuenta posiblemente no recuperable, ya tengamos una provisión que hará menos dolorosa la pérdida.

Estas pérdidas para la empresa deberán registrarse y reconocerse en el resultado del ejercicio como gastos. Para esto haremos uso de una cuenta complementaria de activo, “provisión de cuentas incobrables, o de deudas de difícil cobro” entre otros nombres que tiene, pero para el caso sirve para lo mismo.

Una vez que se ha determinado el monto de cuentas incobrables, (cuando considere la empresa que no podrá recuperar su dinero) se registrará un asiento previendo esta pérdida para que conste en la información financiera al final del ejercicio.

Registro de la cuenta incobrable

Este registro se realizará para ir previniendo las cuentas irrecuperables:

El saldo de ambas cuentas será el resultado de previos análisis a las cuentas por cobrar, es decir, que la empresa considere que ya no recuperará, como lo habíamos comentado anteriormente.

Si de esta cantidad, que ya se había determinado como irrecuperable, todavía se recupera la cantidad de 5,000 y el resto fue una pérdida total, se registrará de la siguiente forma:

Primero lo que entró a caja:

En estas cuentas nos quedará este saldo:

Que si al final definitivamente ya no se recupera, se irá como un gasto:

Y quedarán saldadas estas cuentas, para que al iniciar otro periodo se realice nuevamente la provisión.

¿Cómo se afecta la cuenta de clientes?

Pero, ¿cómo se llego a este registro? ¿Cómo se determina la cantidad que se provisiona?

Analicemos desde el principio, como se origina una cuenta incobrable.

Una empresa que vende muebles para casa habitación, en sus primeros años de operaciones, todo lo vende de contado, pero a partir de  enero de 2014, decide vender a crédito, para aumentar las ventas.

Recordemos que este ejercicio es para reconocer o determinar una cuenta irrecuperable.

Así que supongamos que tuvo cinco clientes, en su primer año de ventas a crédito, y sobre estos trabajaremos.

Datos de los clientes:

(Como es el primer año, las políticas de ventas a crédito, establecen el mismo plazo para todos los clientes)

Los registros de las ventas serian de la siguiente forma:

Cada tres meses se realiza un análisis de los movimientos de la cuenta “clientes”

Y para finales del mes de julio, ya se comienza a observar algunos atrasos:

Este es el asiento por los pagos recibidos:

Para este momento, por el mes de noviembre, cerca del año, la empresa determina que será difícil cobrar los saldos pendientes, de algunas cuentas, (las sombreadas).

Este sería el registro de los pagos que se recibieron:

Y piensa seriamente, en caso de que sus clientes no le liquiden, en cancelar sus cuentas, pero tiene dos opciones:

• “Cancelarlas directamente” llegado el momento.
• crear su “Provisión para cuentas Incobrables”

Pero ¿Cómo se anularía la cuenta mediante la cancelación directa?

Estas cuentas son las que se encuentran en duda si se liquidaran o no, ya que el saldo es considerable, por lo tanto serian las que se van a cancelar:

Por la cancelación directa solo se registra de forma revertida, la operación original de la venta, que en este caso seria por el saldo pendiente:

Siguiente asiento:

Y mediante este movimiento seria directamente cancelada la cuenta, y esta pérdida se va directamente a gastos. (Esto suponiendo que decida cancelarlas, así que no olvidemos que todavía lo estás pensando).

¿Pero si decide crear su provisión? (Que es lo más recomendable).

Para esto, asignara porcentajes a las cuentas pendientes, (entre otros procedimientos, pero este es el más utilizado),  este método de provisión se basa en la antigüedad de saldos, es decir, cuentas de años anteriores pero como se trata del primer ejercicio con  ventas a crédito, se tomaran las tres cuentas atrasadas y les asignara un cierto porcentaje:

Si recordamos, la provisión fue de 10,000 esto por que cerró a esta cantidad, la provisión calculada (de 9,937.5 a 10,000). Este sería el análisis previo mencionado.

La provisión, entonces, quedaría registrada de la siguiente manera:

Para cuando se realizo la última revisión de las cuentas de los clientes, de estas la mayor parte del saldo pendiente ya se había liquidado.

Este es el registro:

Los pagos realizados por los clientes, hasta la última revisión fueron:

38,650

70,791.7

50,458.3

Total: 159,900

El resto de la deuda total (10,000) se cubriría por la provisión determinada, y esta información sería presentada en los resultados del ejercicio como una pérdida.

El registro de las cuentas incobrables o la cancelación de la deuda por el resto (10,000) oficialmente serían:

La cuenta de clientes quedaría saldada, pero si recordamos los registros iniciales de este capítulo se recuperaron todavía 5,000 pesos. Para poder registrar adecuadamente este ingreso, se deberá reactivar la cuenta de clientes por la cantidad recuperada:

Para después registrarla como un ingreso al banco.

Realizado estos movimientos, el resto definitivamente se presento como perdida en el resultado del ejercicio ya que fue un gasto.

Volviendo al registro de la provisión:

Pero la pérdida o el gasto por el saldo pendiente ya no serán de 10,000 sino por 5,000 pesos, así que registramos:

Que al final definitivamente ya no se recuperaron, se presentaron como un gasto:

Sí, es un artículo extenso, pero más vale tener bien claro qué debemos hacer con esas cuentas y cómo quedarán los saldos de deudas incobrables así como su determinación.