Actas de asamblea y su importancia en contabilidad

Las actas de asamblea son los acuerdos, decisiones y resultados a los que ha llegado una organización en determinado tiempo y que quedan legalmente asentados en actas, por desgracia estos documentos suelen ser olvidados en las organizaciones. Analicemos cada una de estas actas y veamos su importancia en contabilidad.

Dentro del artículo 28 del Código Fiscal de la Federación se impone la obligación de llevar la contabilidad para cada uno de los contribuyentes. Dentro de la fracción I inciso A, se hace mención que parte de lo que integra la contabilidad son los Registros Sociales.

En este mismo artículo, también nos remite al Reglamento del CFF, más específicamente al artículo 33, que, entre otras cosas, nos señala aquello que integra la contabilidad. De todos los documentos que nos señala lo que integra la contabilidad, en el caso de este artículo, podemos destacar las siguientes:

VIII. La documentación e información de los registros de todas las operaciones, actos o actividades, los cuales deberán asentarse conforme a los sistemas de control y verificación internos necesarios; y

Mientras que del inciso b) de ese mismo artículo en la siguiente fracción nos menciona los siguiente:

VI. Formular los estados de posición financiera, de resultados, de variaciones en el capital contable, de origen y aplicación de recursos, así como las balanzas de comprobación, incluyendo las cuentas de orden y las notas a dichos estados;

Y es que esta fracción nos hace mención a los estados financieros, y en el caso del estado de capital, la información para poder realizar esta información se encuentra en las actas de asamblea que se celebran.

En este orden de ideas, veamos los tipos de actas de asamblea y sus distintas características según la Ley General de Sociedades Mercantiles.

Actas de asamblea

Asamblea Ordinaria

se reunirá por lo menos una vez al año dentro de los cuatro meses que sigan a la clausura del ejercicio social y se ocupará de:

1. Discutir, aprobar o modificar el informe de los administradores tomando en cuenta el informe de los comisarios, y tomar las medidas que juzgue oportunas.
2. Nombrar al Administrador o Consejo de Administración y a los Comisarios;
3. Determinar los emolumentos correspondientes a los Administradores y Comisarios, cuando no hayan sido fijados en los estatutos.

Asambleas extraordinarias

Las que se reúnan para tratar cualquiera de los siguientes asuntos

• Prórroga de la duración de la sociedad
• Disolución anticipada de la sociedad
• Aumento o reducción del capital social
• Cambio de objeto de la sociedad
• Cambio de nacionalidad de la sociedad
• Transformación de la sociedad
• Fusión con otra sociedad
• Emisión de acciones privilegiadas
• Amortización por la sociedad de sus propias acciones y emisión de acciones de goce
• Emisión de bonos
• Cualquier modificación del contrato social
• Los demás asuntos para los que la Ley o el contrato social exija un quórum especial.

Estas asambleas podrán reunirse en cualquier momento a diferencia de las ordinarias.

Contenido de los libros y actas

• El lugar en que se efectúa la asamblea
• La fecha y hora de la misma
• El número de acciones suscritas
• La forma y la antelación de la convocatoria a la Reunión
• Una lista de los presentes, indicando el número de acciones propias o ajenas que representen
• Los asuntos que se traten
• Las decisiones tomadas
• El número de votos emitidos a favor o en contra de las decisiones tomadas
• El número de votos en blanco

Este documento es compatible con cualquier tipo de sociedad mexicana:

• Sociedad en Nombre Colectivo
• Sociedad en Comandita Simple
• Sociedad de Responsabilidad Limitada
• Sociedad Anónima
• Sociedad en Comandita por Acciones
• Sociedad Cooperativa
• Sociedad por Acciones Simplificada

Cómo utilizar este documento:

1. Las decisiones tomadas deberán de ser autorizadas por al menos la mitad de los socios presentes en la asamblea.
2. El acta de asamblea deberá contener el lugar y la fecha de la reunión, la lista de asistencia, el porcentaje del capital social que representan los presentes, el orden del día, las resoluciones de cada uno de los puntos del orden del día y la firma de las personas que presidieron la asamblea.
3. Una vez concluido y descargado el documento, el acta debe ser firmada por las personas que presidieron la asamblea y archivada en el libro que sea asignado para esta función por la sociedad.

La importancia de hacer el libro de actas de las asambleas

Estos documentos deben ser llenados en forma ordenada, con las operaciones realizadas por la empresa, así como los movimientos de la sociedad; por ello se convierten en instrumentos muy útiles para verificar en cualquier momento el resultado de las operaciones y la situación económica y financiera de la empresa. Así pues, estamos hablando de un documento histórico, pero también ejecutivo que aporta toda la información necesaria para identificar el desempeño de la empresa.

Conclusión

La finalidad de las actas consiste en llevar un registro de todas y cada una de las decisiones que se toman en las asambleas para de esta forma tener una herramienta informativa y de gestión en donde podremos checar cualquier momento de la historia de la empresa y de esa forma llevar en orden los libros corporativos.

Autor: Luis Sosa Gonzalez