Aunque existen muchas formas de llevar el control de las horas extras, excel es una poderosa herramienta que nos permitirá llevar este control. Y es que, cada que se llega el momento de realizar el cálculo y pago de la nómina, también debe realizarse el conteo de las horas extras, no en todas las empresas las manejan, generalmente se aplican en las empresas manufactureras, en las cuales es muy común que existan varios turnos.
Entre los turnos que se ocupan existe siempre uno que inicia en un día y termina al siguiente, y en dicho turno es en donde se dificulta un poco obtener de forma automática las horas extras que “X” trabajador haya laborado.
Existen varias formas de elaborar un formato para obtener el control de las horas extras, incluso algunos sistemas, pero en Excel podemos llevar este control de forma simple en una hoja de cálculo utilizando algunas fórmulas sencillas.
Cómo controlar y calcular las horas extras en excel
Primero, diseñamos el formato que se nos haga más fácil:
| JORNADA NORMAL/horas |
VIERNES |
||||
| 08:00 | entrada | salida | horas | ||
| No. | NOMBRE | fecha/hora | fecha/hora | laboradas | extras |
| 1 | |||||
| 2 | |||||
| 3 | |||||
| 4 | |||||
| 5 | |||||
Estas tablas las puedes generar en excel en la misma proporción.
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SABADO |
LUNES |
||||||
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entrada |
salida | horas | entrada | salida |
horas |
||
| fecha/hora | fecha/hora | laboradas | extras | fecha/hora | fecha/hora | laboradas | extras |
Aunque nosotros separamos los días tú puedes generar toda una tabla en Excel.
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MARTES |
MERCOLES | ||||||
| entrada | salida | horas | entrada | salida |
horas |
||
| fecha/hora | fecha/hora | laboradas | extras | fecha/hora | fecha/hora | laboradas | extras |
|
JUEVES |
total horas extras | |||
| entrada | salida |
horas |
||
| fecha/hora | fecha/hora | laboradas | extras | |
El formato anterior es utilizado en una empresa que trabaja el hule, y ocupa a sus trabajadores en tres turnos, y también se aplican las horas extras como corresponde, así que es importante llevar un control exacto de las jornadas de trabajo, así como también el tiempo extra.
En segundo lugar, una vez que realizamos el formato, simplemente agregaremos las fórmulas que nos arrojarán el tiempo laborado y principalmente el tiempo extra por cada día, y al final de la semana;
Las columnas de ENTRADA y SALIDA se seleccionarán y se personalizarán de la siguiente forma:
De forma que la fecha y hora, tanto de entrada como de salida se introducirán y quedarán de la forma que sigue:
| JORNADA NORMAL/horas | VIERNES | ||||
| 08:00 | entrada | salida | horas | ||
| No. | NOMBRE | fecha/hora | fecha/hora | laboradas | extras |
| 1 | trabajador T | 02/04/2017 22:00 | 03/04/2017 08:00 | ||
| 2 | trabajador U | 02/04/2017 08:00 | 02-042017 20:00 | ||
| 3 | trabajador X | 02/04/2017 14:00 | 02/04/2017 22:00 | ||
| 4 | trabajador Y | 02/04/2017 22:00 | 03/04/2017 10:00 | ||
| 5 | trabajador Z | 02/04/2017 22:00 | 03/04/2017 07:00 | ||
Si todo el formato lo has hecho bien, en Excel te debería quedar algo más o menos así. En la columna Laboradas agregamos la fórmula que sigue, esto para todos los trabajadores:
Y en horas Extras, la siguiente:
Lo anterior lo haremos en las columnas correspondientes por cada día (claro siempre que sea el caso).
Básicamente lo que le estamos diciendo a Excel con la fórmula es, que si el total de horas laboradas es mayor a las 8:00 entonces reste el total de las horas de la jornada con las que realmente laboró, la diferencia será efectivamente el tiempo extra. En un ejemplo más claro la formula debería ser así:
=Si(E22>$A$20,E22-$A$20,0)
En donde E22 es la celda de las horas laboradas
$A$20 es el número de horas de la Jornada (El signo de pesos hace referencia a que la celda está anclada; es decir, si arrastramos la formula o la copiamos y pegamos, esta celda no seguirá el patrón y siempre será ese el valor)
Y en donde “>” significa que E22 es mayor que $A$20
En el total de las horas extras solo sumaremos todas las horas extras de cada uno de los días de la semana.
Aunque Excel puede llegar a ser bastante complejo al inicio, nos puede facilitar horas y horas de trabajo y como bien se comenta al inicio, este formato es utilizado en una empresa manufacturera, para obtener las horas extras de cada uno de los trabajadores, pero bien este formato puede servir de guía o base para realizar otro que se adapte a cualquier otra empresa que necesite controlar el tiempo extra, por lo menos cuando se va empezando en los negocios y no se quiere gastar en un sistema más compleja.
Por último, no se nos olvide proteger las formulas, como ya se recomendó en algunos artículos antes.
