Análisis del programa Aspel COI

El programa ASPEL COI, cuya significado es Sistema de Contabilidad Integral es uno de los programas pertenecientes a la empresa Aspel de México SA de CV, la cual es una empresa productora y distribuidora de sistemas administrativos de cómputo, entre sus varios e importantes programas se encuentra este, del que hoy comentamos ASPEL-COI.

Este programa es útil en el procesamiento, integración y mantenimiento de la información contable y también de la información fiscal de la empresa, además de que brinda seguridad y confiabilidad a sus usuarios. Según su publicidad este programa se encuentra equipado con las herramientas necesarias para cumplir con las obligaciones fiscales que se encuentran vigentes en la actualidad. Pero, como todos los programas, también tiene algunos inconvenientes, veamos cuales son las ventajas y las desventajas en el uso de ASPEL-COI:

Ventajas del sistema COI:

• Mantiene la contabilidad al día mediante la automatización en el registro contable.
• Bien utilizado, permite reducir el tiempo invertido en la captura de la información.
• Se puede conocer en cualquier momento la situación financiera de la empresa o departamentos por medio de consultas y reportes que el sistema permite generar de forma automática como el Balance General o Estado de Resultados.
• Permite cumplir con las disposiciones fiscales vigentes para el manejo de la Contabilidad Electrónica siempre y cuando se mantenga la versión del programa actualizado:
• Registro contable en medios electrónicos.
• Identificación del comprobante relacionado a los asientos contables, incluyendo el folio fiscal de los CFDI (Comprobantes Fiscales Digitales por Internet).
• Envío de la información requerida por la Autoridad, en los formatos y periodos establecidos por la misma.

• COI permite controlar, en su caso, los gastos, ingresos y presupuestos de cada área o entidad, en diferentes monedas, permitiendo un control total sobre los recursos.
• Permite cumplir de forma oportuna y confiable con la presentación de las declaraciones fiscales e informativas de la empresa, ya que identifica automáticamente los montos de los impuestos IVA e ISR (y sus retenciones), generando en cualquier momento:
• La Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT) lista para la carga batch.
• La Declaración mensual de IVA e ISR, entre otras.
• La Declaración anual de personas físicas y morales.
• Se puede controlar y llevar un seguimiento del presupuesto asignado a cada cuenta o departamento.
• Algo importante de COI es que mantiene una integración total de los procesos de la empresa, ya que permite intercambiar información con los sistemas de la línea Aspel-SAE, Aspel-NOI, Aspel-CAJA y Aspel-BANCO. Esto es bastante útil, pues si se realiza el pago de nóminas a través de NOI, o se hacen movimientos bancarios a través del Banco, se pueden realizar procesos y generar pólizas de manera automática; lo mismo pasa con el SAE respecto al nivel de facturación.

Por desgracia, no todo lo que brilla es oro, y aunque el sistema COI tiene muchas ventajas, tiene casi el mismo número de desventajas, lo que convierte un buen sistema, en una mala opción cuando la organización crece mucho.

Desventajas del Sistema COI

• Este sistema tiene poca experiencia en CRM (customer relationship management) por lo cual no es apto para empresas muy grandes o que requieran registrar pólizas en distintos puntos del mundo, algo que sí permiten sistemas como SAP.
• no se puede implantar en cualquier empresa, ya que algunas de sus características, como la de inventarios, no se adapta a las necesidades de muchas empresas debido a la complejidad de los productos que manejan. En este caso se debe implantar el sistema SAE, el cual tiene un costo adicional y que tampoco es exactamente muy amigable.
• Aunque el sistema COI brinda reportes como el balance general o estado de resultados, sus formatos dejan mucho qué desear, e intentar editarlos se convierte en un verdadero dolor de cabeza si no eres programador. Eso sí, te permite agregar el logotipo de la empresa, pero al final termina en un formato bastante simplón.
• Te permite cumplir con las nuevas disposiciones fiscales, enviando en tiempo y forma toda la documentación, sí, pero lo que no te dicen es que para configurar esto es toda una travesía que no es exactamente muy amigable, y tampoco es que sea cosa de otro mundo, pero quita bastante tiempo y no siempre queda a la primera; debes de meterte en diversas opciones que al cabo de un rato desespera, sobre todo cuando manejas bastantes proveedores o clientes. Si te quieres evitar este paso puedes contratar una póliza con ellos, por lo que implica más desembolso de dinero.
• Lo mismo ocurre con poder configurar los datos de proveedores, presupuestos y departamentos; es una tarea que seguro te va a consumir más de un día.
• Si eliminas una póliza, el número de esa póliza no podrás recuperarlo, y cuando quieras ver un reporte de las pólizas emitidas en un mes, verás que se salta la que está eliminada, esto, en muchas empresas, puede verse de mala fe hacia el contador, que muchas veces ni la debe ni la teme.

El programa es como el ABC de los contadores, por desgracia, está pensado en un mercado en donde las PYMES son su mercado objetivo, ya que en empresas mucho más grandes simplemente es un error tenerlo. Tiene muy buenas ventajas y siempre es recomendable si vas empezando un negocio, pero olvídate de él si tu empresa está creciendo mucho.

Espera nuestro análisis de Compaqi, en donde de igual forma veremos sus pros y contras.

En colaboración con: Cervantes