Veamos cómo el soporte documental comenzará a tener un papel fundamental en la operación. Como se encuentra la situación actual y las posibilidades tan frágiles de caer en los supuestos que las leyes establecen, y las que están por establecer, el soporte de una operación ya no basta ni bastara con los archivos que le conforman; por lo que ya se comienza a ver en algunas empresas, el listado de ciertos requisitos que se habrán de solicitar para establecer relaciones con los proveedores.
Estos cambios a los que las empresas deberán adaptarse, son muy similares a los procesos y requisitos que el sector público recurrentemente pide a sus proveedores para poder adquirir bienes o servicios.
Principales requisitos para proveedores y soporte documental del sector publico
Para el caso de las relaciones con los proveedores, entre los requisitos más importantes para crear un soporte documental que se solicitan se encuentran:
- La constancia de situación fiscal
- La opinión de cumplimiento de obligaciones fiscales (positiva desde luego)
- Opinión de cumplimiento de obligaciones laborales
- Comprobante de domicilio que coincida con la constancia
- Cotizaciones
- Propuestas
- Muestras
- Números telefónicos
- Identificaciones
Etc.
Todo lo anterior, para tener la certeza que se trata de un proveedor que cumple con sus obligaciones.
El soporte documental de operaciones en las entidades publicas
Ya que las entidades públicas se encuentran en constantes revisiones debido a que los recursos con los que trabajan provienen del erario; para poder demostrar que llevaron a cabo una operación de desembolso, tienen que contar con varios documentos, entre ellos, por ejemplo:
- El comprobante fiscal
- Comprobante de transferencia o recibo de pago
- En muchos casos, una cotización
- Muestras del producto o servicio
- Identificación de quien recibió dinero, tratándose de donativos
- Fotografías cuando realizan eventos
- Bitácoras
- Estados de cuenta
Etc.
De igual forma, lo anterior para demostrar que realmente se realizó la operación.
Aplicable al sector privado
Ahora bien, pareciera un tanto exagerado, pero cada vez, más empresas del sector privado se están preparando con requisitos muy parecidos a los del sector público, para que, en caso de alguna revisión, cuenten con el soporte documental de sus operaciones así como también, tengan seguridad de que sus proveedores no se encuentran en la famosa lista negra del SAT; esto derivado de las modificaciones que se están llevando a cabo y principalmente, por el tema controversial sobre EDOS y EFOS.
Al parecer, existirá una similitud entre la documentación que las empresas privadas posean con la documentación que las entidades públicas ya llevan; y para entonces, solo se podría esperar que en el caso de alguna falta, la carga más pesada no sea para el sector privado, porque regularmente y dependiendo de las entidades públicas, estas generalmente son sancionadas por la Auditoria Superior o por el INE (tratándose de partidos políticos), lo cual se traduce a una reducción de sus recursos (provenientes del sector privado) y establecimiento de multas; en cambio, para el sector privado, las sanciones pueden resultar más graves, desde el cierre del negocio hasta la privación de la libertad de quienes corresponda.
