Si nunca has escuchado de un Layout para sistemas contables, aquí te lo explicaremos. La captura de operaciones en un sistema contable, siempre ha requerido de una gran cantidad de tiempo, sin embargo, conforme avanza la tecnología esta tarea se va volviendo cada vez más rápida, esto mediante el uso de plantillas pre diseñadas, ya sea elaboradas de forma manual o por el propio sistema.
Cómo funciona la importación masiva de pólizas
Existen varias formas para registrar operaciones, pero entre las más utilizadas últimamente, es a través de la importación de un archivo de Excel o “Layout” como se le conoce, y el más solicitado es aquel que permite generar gran cantidad de pólizas contables desde un mismo archivo; normalmente a este proceso se le conoce como Importación masiva de pólizas.
Para diseñar un Layout para pólizas masivas, debemos considerar si las pólizas a generar tendrán relacionados los datos de un CFDI o quizá la forma de pago, o ambos, o ninguno; que, para evitar tiempo invertido posteriormente, es mejor abarcar todo lo posible desde el principio; sin embargo, para nuestro ejemplo se trata de un archivo básico, como primer paso.
¿Cómo diseñamos nuestro primer Layout?
Así como existen expertos en el tema sobre el diseño de pólizas en Excel, también hay quienes se encuentran dando los primeros pasos para elaborar esta herramienta; por lo que, si entramos al proceso de diseñar un Layout para generar varias pólizas en una sola carga, compartimos algunos pasos y datos que deben considerarse para comenzar a elaborarlo y a conocerlo.
Por ejemplo:
Siempre que se comienza a diseñar este archivo, el primer dato es en A3, ya que toma como base el prediseño de las pólizas contables del sistema, para nuestro caso, refiriéndonos al sistema Aspel COI, que es uno de los más utilizados;
- A3 .- tipo de póliza (diario, ingreso, o egreso)
- B3 .- número de póliza (por lo regular se deja en blanco ya que el sistema lo agrega automáticamente y continuando con la última registrada)
- C3 .- concepto o descripción de la póliza
- D3 .- día (este espacio corresponde a la fecha, pero en el Layout solo se agrega el día)
Posteriormente, se colocan las cuentas a afectar y el cuerpo de la póliza, por así mencionarlo, comenzando desde B4:
- B4 .- número de cuenta
- C4 .- departamento (si no se utiliza algún departamento, solo se dejará en cero)
- D4 .- concepto o descripción de la póliza
- E4 .- tipo de cambio
- F4 .- cargo
- G4 .- abono
- H4 .- centro de costo (si es el caso)
- I4 .- proyecto (si es el caso)
Una vez que se han incorporado las cuentas que se afectaran en un registro, es importante que se “avise” al sistema que se termina la póliza (si es así) y que comienza otra, esto con el dato “FIN_PARTIDAS”, como se muestra más adelante.
En la imagen siguiente se muestra un Layout para pólizas de ventas, que en nuestro caso se generarían 3 pólizas desde este mismo archivo, y como se puede observar, toma en cuenta todas las cuentas involucradas, aunque cabe mencionar que no se incluyeron los datos de un CFDI.
Con este primer ejemplo, es como podemos comenzar a diseñar un Layout para pólizas masivas, desde luego se trata de un archivo básico, habrá que incorporar mas adelante las condicionantes para que al generar las pólizas, estas se relacionen a un CFDI si es el caso.
Desde dónde se importa el Layout
Y una vez que se tiene el archivo terminado, el paso siguiente es generar las pólizas, importando dicho archivo desde el sistema Aspel COI –> la empresa de que se trate –> Procesos –> Integración de pólizas:
muchisimas gracias
Pregunta es también para el COI 9?
Muchas gracias por la información, sabe como podemos relacionarlo esto con un cfdi?
funciona para coi 9, sin problema y tambien se puede adjuntar los xml, mandame correo y con gusto te comparto mi plantilla que hice.
hola, cual es el proceso para adjuntar los xml a este layout.
COMPARTEME EL LAYOUT PORFAVOR
Hola, en que versión de excel se debe hacer? qué está mal en mi plantilla si me manda el siguiente error? cadena clase no valida, ProgId:”excel Application”, Gracias.
Gracias, me compartes la plantilla por favor a este correo: checo_20005@hotmail.com
Hola Areli, buenas noches.
Serías tan amable de compartirme tu plantilla por favor al correo rhdezperez6@gmail.com
Buenas tardes, y como seria el Layout para asociar los xml ??, espero me puedan ayudar.
Hola Areli buen día, me podrías compartir tu plantilla para cargar las pólizas a coi 9.0, por favor.
Mi correo es gabriel.contreras@capitalmedia.mx
hola me podrían por favor pasarme el archivo intento hacerlo para el coi 8.1, pero el que realizo no lo lee correcto.
contador_acm@yahoo.com.mx
Hola, me podrían compartir el archivo para asociar xml, por favor, muchas gracias!
Buen dia Areli, podrias ayudarme con el layout o plantilla; agradezco tu apoyo.
Me compartes la plantilla para agregar el XML?, por favor.
Hola, buenas noches. Podrías compartirme tu plantilla xfa? Intenté hacerlo mediante los pasos que se indican pero me envía un error. Muchas gracias.
Hola muy buenas tardes, podrías porfa compartirme tu plantilla, muchas gracias
Buena tarde, mi archivo esta realizado con sus parametros indicados pero aun despues de varias pruebas en COI9 solo me importa la primer poliza, alguien sabra porque?
buen dia, me pudieras enviar tu archivo por que el que yo tengo, COI9 solo me inporta la primer poliza, te agradecere cualquier ayuda
Por favor !!!! podrias ayudarme a compartirme el modelo ? intenté hacer la mia pero no funcionó , mil gracias por el aporte maricruz.perusquia@gmail.com
excelente, me podrían compartir la plantilla
Me podria compartir su layout para la importación masiva y para agregar el xml en COI9.0
Muchas gracia
Buenas tardes podrian compartirme su layout y como asociar los cfdi
Me puedes compartir tu plabtilla de favor
Me puedes compartir tu plantilla oscar.belmont@itecsi.mx
hola cp ARELI LOPEZ me podrias hacer favor de enviar el archivo para para subir poliza y adjuntarle xml para coi9 este es mi correo acm1314@hotmail.com
gracias
Buen día, Me envía el siguiente error al seleccionar el archivo para la carga:
[ cadena clase no valida, progid: “excel application” ]
Alguien a podido solucionar ya este escenario?
Gracias
Tengo el mismo problema, encontraste solucion
Gracias, lo hice y funciono
Hola buen día, que aplicaste para corregir el error que te enviaba al tratar de importar
la póliza?
Gracias
solo se puede subir de 3 en 3 o se pueden subir muchas de jalon?
Me puedes compartir tu plantilla
Hola Areli López, me podrás compartir tu plantilla para carga masiva y agregar xml en COI 9.0, por favor
Mi correo es noegar80@hotmail.com
Te lo agradezco de antemano.
HOLA HICE EL ARCHIVO LAYOUT PERO NO LOGRO CARGARLO
Hola, por favor me podrías compartir el archivo de carga masiva y agregar los XML.
Mi correo ernestomay@hotmail.com
Saludos.
Gracias.
buenas tardes, me podrían compartir un layut para carga masiva de ppolizas por favor
Hola Areli López,
Por favor me podrás compartir tu plantilla para carga masiva y agregar xml en COI 9.0,
Mi correo es artm18@gmail.com
Te lo agradezco de antemano.
Hola Areli te dejo mi correo para que me compartas tu plantilla de favor alesxz@hotmail.com
Hola buena tarde, me podrias me podrás compartir tu plantilla para carga masiva y agregar xml en COI 9.0, por favor.
Mi correo es santanabautistaalejandra84@gmail.com
Muchas gracias¡¡¡
Buenos dias podrian compartirme la carga masiva y agregar el xml en coi9 mi correo es amjb_03@hotmail.com
se los agradecere en el alma,
Hola, alguien consiguio la plantilla de la colega Areli Lopez?
Hola Areli, intenté hacer mi plantilla con los xml pero no me funcionó, me puedes compartir la tuya por favor? Mi correo es doliverat@gmail.com
hola Areli!
Por favor me podrás compartir tu plantilla para carga masiva y agregar xml en COI 9.0.
De antemano muchas gracias.