Para todo contador, contar con un sistema que cuenten con una base de datos fuerte es fundamental. Dentro del mercado de herramientas para los contadores, auxiliares u otros colaboradores en la materia contable, existe un gran número de sistemas, útiles para manejar la información, pero independientemente del que se utilice, sin duda todos trabajan con bases de datos, las cuales, si no se tiene precaución en su manipulación, se pueden dañar, o incluso perder, ocasionando muchos contratiempos.

Error en el sistema COI, cuando el número de empresa no corresponde

Hay ocasiones en las que, por alguna razón se pretende restaurar un archivo o base de datos en un numero de empresa diferente, y generalmente nos envía un error; en este caso, si nos encontramos trabajando con uno de los sistemas mas conocidos, como es el sistema Aspel COI y necesitamos realizar la restauración de una base de datos, cuyo número no es el mismo al que le corresponderá, compartimos algunas recomendaciones para cuando dicho número no coincide:

Consideraciones iniciales al restaurar la base de datos

• Identificamos en el equipo el archivo que se restaurará y lo resguardamos en un directorio de fácil acceso
• Respaldamos la información de la empresa con el mismo número que del archivo a restaurar, dentro del sistema, y lo pasamos, también, a una carpeta fácil de localizar
• Ya respaldada dicha información, sustituimos la carpeta original por el archivo que se va a restaurar, y ya dentro del sistema y en la empresa en cuestión, regeneramos el archivo (el que debemos restaurar)

Quedará la información que, quizá nos enviaron, instalada en la empresa con el mismo numero

Ahora

• Creamos una nueva empresa
• Y en la carpeta de la nueva empresa, sustituimos el archivo de la base de datos, recién creado, con el archivo de la empresa donde se regeneró el archivo anterior, agregando el numero de la empresa creada, es decir, sustituimos nuevamente la base de datos
• Y regeneramos nuevamente el archivo, en la empresa nueva

Y para recuperar la empresa anterior

• Por último, para recuperar la empresa que inicialmente se encontraba en el sistema, solo se sustituye nuevamente el archivo actual por el archivo que se sacó (el que ya se encontraba en el sistema)
• Y se vuelve a regenerar

TAMBIÉN TE PUEDE INTERESAR: Cómo generar la póliza de cierre en ASPEL COI, y recomendaciones antes de generarla.

Consideraciones finales

Para cuando ya se realizó lo anterior, y se hayan regenerado los archivos en cada una de las empresas, el archivo que originalmente se tenía que instalar ya no quedara con el número que traía sino con uno diferente, solo que, primero se reinstaló en el sistema con el mismo número y posteriormente lo recorrimos a otro número diferente (a la nueva empresa), lo que se hace es, la empresa que le correspondía se utiliza como puente para recorrer la base de datos.

Cabe recordar que, para todo lo anterior, u otro proceso referente a las bases de datos, siempre se debe realizar el respaldo correspondiente, como precaución más importante.