¿Cuánto tiempo tengo que guardar mi contabilidad?

Una de las dudas que mayormente tienen los contribuyentes es ¿Por cuánto tiempo tengo que conservar la documentación de la contabilidad? Para dar respuesta a esa pregunta podemos decir que el termino general es de cinco años, sin embargo, puede ser mayor a ese plazo, dependiendo del tipo de documentación de que se trate y sus efectos fiscales.

Primero habrá que precisar que es la contabilidad para efectos fiscales.

¿Cómo se integra la contabilidad?

En este sentido el Código Fiscal de la Federación (CFF) en su artículo 28, fracción I, menciona que la contabilidad, para efectos fiscales, se integra por los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventaros y método de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos, los equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros,  además  de la documentación comprobatoria de los respectivos registros, así como toda la documentación  e información relacionada con el cumplimiento de las obligaciones fiscales.

Plazo de acuerdo con el CFF

El Artículo 30 del CFF establece los plazos para la guarda de documentación. Como se mencionó al inicio, el plazo para la guarda de la documentación de la contabilidad es de 5 años contado a partir desde la fecha en que se presentaron o debieron presentarse las declaraciones con ella relacionadas, por ejemplo: La documentación de las facturas de los gastos, notas de venta, facturas de los ingresos, estados de cuenta, conciliaciones bancarias, papeles de trabajo de cálculo de impuestos, etc.

Por ejemplo, teniendo en cuenta que el ISR se calcula por ejercicios fiscales, el plazo de conservación de esta documentación que ampara mis operaciones del ejercicio 2017 es de cinco años contados a partir de la fecha en la que se presentó o debió haberse presentado la declaración normal. Si la declaración del ejercicio de 2017, la presente en marzo de 2018, el plazo empieza a contar desde marzo de 2018 a marzo de 2023. En caso de presentar declaración complementaria de algún año corrigiendo algún rubro de ingreso acumulable o deducción autorizada, el plazo es de cinco años posteriores a la fecha en que dicha declaración complementaria fue presentada.

Plazo mayor a cinco años

Sin embargo, en dicho artículo se contempla otros plazos a saber:

1. Documentación que tiene efectos fiscales que se prolongan en el tiempo, y,
2. Documentación que debe conservarse por el tiempo en el que subsista la sociedad o contrato de que se trate.

Documentación que tiene efectos fiscales que se prolongan en el tiempo

El plazo comenzará a computarse a partir del día en el que se presente la declaración fiscal del último ejercicio en que se hayan producido dichos efectos, ejemplos:

Pérdidas fiscales, préstamos otorgado o recibidos, recuperación de créditos.

 En caso de que la autoridad fiscal ejerza sus facultades de comprobación, los contribuyentes están obligados a proporcionar la documentación que acredite el origen y procedencia de la pérdida fiscal, independientemente del ejercicio en el que se haya originado la misma, según el quinto párrafo del artículo 30 del CFF.

Si estoy amortizando una pérdida fiscal que se originó en 2009 en mi declaración de ejercicio de 2017, tengo que acreditar la procedencia de dicha pérdida, por consiguiente, tendré que tener la documentación (documentos, papeles de trabajo, contratos, pedimentos, facturas) de como determine dicha pérdida.

Lo anterior aplica a préstamos otorgados o recibidos y recuperación de créditos, independientemente del tipo de contratos que les dio origen. Si, por ejemplo, un tercero persona física dio una cantidad de dinero como préstamo a la sociedad, la documentación que respalde dicha operación tendrá que ser resguardada, hasta el momento en que sea restituida, ya que esa deuda aparecerá en mi calculo de ajuste anual por inflación como una deuda.  Se tendrá que resguardar el contrato que respalde la operación, la transferencia o cheque donde se realizo el depósito, el estado de cuenta donde se refleje dicho préstamo. Es decir, todo el soporte de dicha operación. 

Ingresos que tienen efectos en otro ejercicio

Aquí podemos citar los ingresos por contratos de obra o las enajenaciones a plazos.

Depreciaciones y amortizaciones

En este caso los plazos para conservar la documentación dependen de la tasa de depreciación o amortización que la ley les establezca, para activo en concreto, por ejemplo: El caso más usual un automóvil, serían 9 años, cuatro de vida útil a la tasa del 25% y cinco años para su conservación. Se tendría que resguardar toda la documentación que ampare la deducción como factura, registro contable, copia del cheque o transferencias del pago, etc.

Promoción de juicios o recursos

Cuando se trate de la documentación correspondiente a aquellos conceptos respecto de los cuales se hubiera promovido algún recurso o juicio, el plazo para conservarla se computará a partir de la fecha en la que quede firme la resolución que les ponga fin.

Documentación que debe conservarse por el tiempo en el que subsista la sociedad o contrato de que se trate

Esta documentación deberá conservarse por el tiempo que la sociedad subsista o en su caso la documentación que ampare a un determinado contrato: Actas constitutivas de las personas morales, contratos de asociación en participación, actas en las que se haga constar el aumento o la disminución del capital social, la fusión o la escisión de sociedades, constancias que emitan o reciban las personas morales en los términos de la Ley del Impuesto sobre la Renta al distribuir dividendos o utilidades, información necesaria para determinar los ajustes por la ganancia en enajenación de acciones) y costo comprobado de adquisición de acciones cuando ya se calculó el costo promedio de la ley citada y declaraciones de pagos provisionales y del ejercicio, de las contribuciones federales. 

Plazo para la extinción de las facultades de la autoridad

Independientemente de lo que el artículo 30 del CFF establezca, habrá que tener en consideración el artículo 67 del CFF, el mismo establece que la autoridad tiene un plazo de cinco años para ejercer sus facultades de comprobación. Sin embargo, dicho plazo puede ampliarse a diez años cuando:

1. No se inscriba en el Registro Federal de Contribuyentes.
2. No lleve contabilidad o no la conserve por el plazo establecido en el propio Código Fiscal.
3. Por los ejercicios en que no se presente alguna declaración, estando obligado a ello.
4. Cuando no se presente en la declaración del impuesto sobre la renta la información respecto del Impuesto al Valor Agregado o del Impuesto Especial sobre la Producción y Servicios (IEPS) que se solicite en dicha declaración.

Conclusión

Es importante tener en cuenta por parte de los contribuyentes los plazos para el resguardo de la contabilidad, el cual dependerá de los efectos fiscales que tengan en el tiempo, el plazo mínimo es de cinco años, pero se podrá extender a más de 10 años.