Desde que los archivos XML surgieron como principal requisito de deducción, validos para la autoridad fiscal, un gran numero de programas de software se han ido actualizando para ofrecer las mejores herramientas para el manejo de estos archivos, incluso para elaborar la contabilidad existen varias opciones, solo descargándolos, parten de ello y se generan las pólizas.
Operaciones sin archivos
Existen grandes facilidades para contabilizar, sin embargo, para realizar esta tarea no debiera llevarse a cabo tomando como base solo los archivos XML, ya que a pesar de que la autoridad fiscal solicita que toda la información contable se relacione con un archivo de este tipo, existen operaciones que la empresa realiza, y no necesariamente se acompaña de un archivo, por ejemplo:
- cuando se contabilizan las provisiones, según la normatividad contable
- de la misma forma, cuando se trata de erogaciones sin algún comprobante
- cuando se trata de la depreciación y de deducción de inversiones
- cuando se registran reservas, en el caso de las personas morales, etc.
y estos son solo algunos puntos, porque existen aún más por las que se realizan registros sin tener que contar con un XML.
Importancia de la sustancia económica en la contabilidad
Si la información de una empresa no se registra considerando todas las transacciones y demás operaciones que le afectan, en todos los sentidos, la información que se presentase ante los usuarios de esta última, no mostraría la situación financiera real de la empresa, por lo que no se estaría cumpliendo con lo que es la sustancia económica:
El reflejo de la sustancia económica debe prevalecer en el reconocimiento contable con el fin de incorporar los efectos derivados de las transacciones, transformaciones internas y otros eventos, que afectan económicamente a una entidad, de acuerdo con su realidad económica y no sólo en atención a su forma jurídica, cuando una y otra no coincidan. Debe otorgarse, en consecuencia, prioridad al fondo o sustancia económica sobre la forma legal.
ni mucho menos con lo establecido en el código de ética:
El Contador Público en los sectores público y privado que tenga responsabilidad por la preparación o aprobación de los estados financieros de propósito general de una organización para la que trabaja deberá quedar satisfecho de que dichos estados financieros están presentados de acuerdo con las normas de información financiera aplicables.
Por lo que debe:
- describir la verdadera naturaleza de las transacciones de los negocios, de los activos y de los pasivos
- observar la correcta clasificación de la información
- y presentar de forma exacta los hechos
quizá es un poco difícil distinguir entre una y otra forma de realizar la contabilidad, ya que, tratando de quedar bien con la autoridad fiscal, como principal objetivo, es por el que en muchos casos la información está incompleta y al momento de revisar surgen datos que en su momento no se integraron.
Así que, con todos los cambios recientes y nuevas tareas administrativas, lo mas recomendable es conocer como es que se registrarán las operaciones tomando en cuenta tanto la norma contable como las disposiciones fiscales, ya sea que cuenten o no con un archivo XML, esto para conocer realmente cuales son, tantos los bienes como las deudas que la empresa tendrá.
