Cuando se llega el término del ejercicio, entre tantas tareas que deben realizarse para las declaraciones anuales, existe una póliza de vital importancia, ya que no podemos dejar de lado la contabilidad en sí, es decir, toda la información que debe contabilizarse en un sistema contable debe también cerrarse para iniciar con el nuevo ejercicio.
Para iniciar el nuevo ejercicio, debemos realizar o generar la Póliza de cierre, con la cual se cancelarán los saldos para que el sistema que utilicemos, determine el resultado del ejercicio, por así decirlo, para esto, debemos de tomar en cuenta algunas recomendaciones antes de generar dicha póliza, así como también debemos tomar en cuenta algunos detalles.
En esta ocasión tomaremos como ejemplo el sistema Aspel Coi, que como sabemos es uno de los más utilizados para manejar la contabilidad, y en este sistema la Póliza de cierre, se genera de la siguiente forma:
Dentro de la pantalla principal del sistema, y dentro también de la empresa en la que estemos trabajando, agregamos el periodo siguiente al mes de Diciembre, el de Ajuste, ya creado, nos ubicamos dentro de este “mes”, y nos colocamos en el menú que se desprende de Procesos, y seleccionamos Póliza de cierre:
Una vez seleccionado lo anterior, se presentará una ventana como la que a continuación se muestra:
En la ventana anterior, habremos de introducir las cuentas que se solicitan, Ventas, Otros gastos, y, la cuenta que habrá de utilizarse para el resultado del ejercicio, la cual deberá de agregarse antes de realizar la Póliza de cierre.
Una vez que llevemos a cabo esto, aceptamos, y la póliza se generará automáticamente, se saldarán las cuentas de resultados para que en la cuenta que hayamos agregado arroje, ya sea la pérdida o en su caso, la utilidad del ejercicio.
Ahora bien, tratandose de las recomendaciones mencionadas, podemos considerar las siguientes:
Recomendaciones antes de generar la póliza de ASPEL COI
- Generar estados financieros antes de la generacion de la póliza de cierre, por si acaso
- Como en el procedimiento se menciona, no olvidar agregar antes la cuenta de resultado que se utilizará para la utilidad o pérdida del ejercicio
- Muy importante, podemos realizar en un papel de trabajo, los estados financieros, para comprobar y comparar
- También muy importante, revisar que las cuentas se encuentren asociadas a los rubros correspondientes, de lo contrario, el Balance general puede no resultar como se espera.
Ya sea en este o en otro sistema contable, es válido tomar en cuenta lo anterior, porque aun siendo los sistemas exactos, se pueden cometer errores, si no introducimos la información correcta, y en ocasiones, realizar todo esto de forma manual puede resultar de mucha ayuda.
