El tema de los trabajadores y el expediente laboral hoy en día, y todo lo que alrededor gira, tiene diversos escenarios por los cuales los patrones deben cumplir una gran cantidad de obligaciones, tanto para efectos laborales, como para efectos fiscales y de seguridad social, por lo que se debe cumplir desde lo mas importante y fundamental como es el expediente.
Fundamentos legales del expediente laboral
El expediente del trabajador se forma de toda la documentación que se recaba una vez que se formaliza la relación laboral, y es uno de los archivos que más importancia tienen ante un posible conflicto, ya sea en diferentes ámbitos y con diferentes autoridades.
Artículo 784, Ley Federal del Trabajo
De acuerdo a la Ley Federal del Trabajo, el artículo 784 es uno de los artículos más importantes en este sentido, ya que este se puede considerar como una posible guía para conformar el expediente laboral.
El artículo 784 hace referencia a las pruebas que se solicitaran al patrón ante el Tribunal correspondiente en un proceso, no obstante, también indica que el patrón tiene la obligación legal de conservar en la empresa los documentos relacionados al expediente del trabajador;
Por lo que, en dicha documentación debe poderse identificar la siguiente información:
- Fecha de ingreso
- Antigüedad
- Faltas de asistencia
- Causa de rescisión de la relación laboral
- Terminación de la relación o contrato de trabajo para obra o tiempo determinado, en los términos de los artículos 37, fracción I, y 53, fracción III, de esta Ley
- Constancia por escrito de fecha y causa del despido.
- Contrato de trabajo
- Jornada de trabajo ordinaria y extraordinaria, cuando ésta no exceda de nueve horas semanales;
- Pagos de días de descanso y obligatorios, así como del aguinaldo;
- Disfrute y pago de las vacaciones;
- Pago de las primas dominical, vacacional y de antigüedad;
- Monto y pago del salario;
- Pago de la participación de los trabajadores en las utilidades de las empresas
- Incorporación y aportaciones al Instituto Mexicano del Seguro Social; al Fondo Nacional de la Vivienda y al Sistema de Ahorro para el Retiro.
Artículo 804, Ley Federal del Trabajo
De la misma forma, se puede considerar el articulo 804 de la misma Ley, como fundamento para dicho expediente, ya que indica que el patrón tiene obligación de conservar y exhibir determinados documentos, como:
- Contratos individuales de trabajo, contrato colectivo o contrato Ley aplicable
- Listas de raya o nómina
- Recibos de pagos de salarios
- Controles de asistencia
- Comprobantes de pago de PTU, de vacaciones y de aguinaldos, así como las primas a que se refiere esta Ley, y pagos, aportaciones y cuotas de seguridad social
- Los demás que señalen las leyes
Artículo 15, Ley del Seguro Social
Ahora bien, en el caso de la Ley del Seguro Social, el artículo 15 establece ciertas obligaciones del patrón, entre las que se encuentran, la de llevar registros relacionados a la documentación del trabajador, como nóminas y listas de raya en las que se asiente número de días trabajados y salarios percibidos, entre otros datos obligatorios que establece la Ley y su reglamento. Así también, indica que es obligatorio conservar dichos registros durante los cinco años siguientes al de su fecha.
Artículos 28 del CFF y 33 del Reglamento
Tratándose del Código Fiscal Federal, como seguramente se recordará, el artículo 28 hace mención a todo aquello que se considera como parte de la contabilidad del contribuyente; para lo cual, de forma general se consideran: libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios, y entre otros conceptos más, la documentación comprobatoria de los registros así como la relacionada al cumplimiento de las disposiciones fiscales.
Por tanto, retomando el caso de los expedientes laborales y considerando lo mencionado por el artículo 28 del Código, en la fracción VI, inciso A) del artículo 33 del Reglamento del CFF, dice también que:
Los documentos e información que integran la contabilidad son:
“La documentación relacionada con la contratación de personas físicas que presten servicios personales subordinados, así como la relativa a su inscripción y registro o avisos realizados en materia de seguridad social y sus aportaciones;”
Consideración general del expediente laboral
Por tanto, y de acuerdo a lo anterior, no es recomendable contar con trabajadores y que no exista un archivo que así lo compruebe, porque no solo se puede caer en posibles incumplimientos para una sola autoridad, sino que, aun sin necesidad de algún conflicto laboral, se podría tener sanciones por simplemente no contar el expediente del trabajador.
Asimismo, es importante recordar que, al inicio de cada relación laboral, por lo menos en los expedientes debe constar, la documentación que contenga la información general de dicho trabajador, como por ejemplo, Identificación oficial, CURP, comprobante domiciliario, RFC, NSS, solicitud de empleo o CV, cartas de recomendación, entre otra documentación general.
