Una vez que hemos destacado qué es y para qué sirve un Layout para importar pólizas de forma masiva, así como los datos básicos para generarlas, es importante señalar otros datos que deben incorporarse a dicho archivo, con el cual podrán generarse las pólizas, pero, con los principales datos de un CFDI.
Datos del CFDI que se relacionaran en la póliza contable
Seguramente se recordará que, en algunas de las disposiciones fiscales (ejemplo, artículo 33 RCFF, fracción III regla 2.8.1.6. RMF) y la misma autoridad, indican que en las pólizas contables se deben observar los datos del CFDI con el que se relaciona la operación, principalmente el folio fiscal, la forma de pago, tasa de impuestos, bancos de origen y destino, RFC, etc.; por lo que, en este sentido, para que al generar las pólizas masivamente se observen los datos mencionados, se considerará lo siguiente:
se incorporarán los siguientes datos:
Si se trata de los datos del CFDI
- Fecha del comprobante
- Serie y número de folio interno (si es el caso)
- RFC emisor, receptor
- Monto CFDI
- UUID
- Tipo de comprobante
Si se trata de los datos de Pago
- Fecha del comprobante
- Banco y cuenta origen
- Banco y cuenta destino
- Forma de pago
- Numero de cheque, si aplica
- Monto pagado
- RFC y nombre del beneficiario
Como queda un Layout con solo datos de CFDI
Si para nuestras pólizas solo se agregaran los datos de un comprobante fiscal, como se expone líneas antes, entonces un ejemplo de Layout a utilizar sería el siguiente:
En el ejemplo de la imagen anterior, la partida que llevaría los datos del CFDI, sería la que corresponde a la cuenta 2180-001-000, ya que la condicionante se encuentra después de esta cuenta. Si se opta por que todas las partidas lleven los datos, entonces lo señalado se agregaría después de cada una de las cuentas contables.
Cómo queda un Layout con datos de CFDI y datos de Pago
Ahora bien, si se quiere que también se agreguen los datos de pago al generarse las pólizas, entonces se adicionaran al Layout los datos de pago:
Y de igual forma, si se opta por que todas las partidas lleven los datos, entonces la condicionante se agregaría después de cada una de las cuentas contables.
Cuando se tenga el archivo preparado para generar las pólizas, entonces solo queda importarlo desde el sistema Aspel COI, que, en nuestro caso hemos tomado como ejemplo, ya que es uno de los sistemas más utilizados para el registro de operaciones.
Antes de automatizar, analizar y conocer la necesidad
Cabe mencionar que estos archivos o Layout se pueden automatizar, sin embargo, antes de esto es importante conocer que datos deben incorporarse, de modo que se genere la información requerida, y sobre todo saber qué tipo de registros queremos que realice, porque de nada sirve generar tantos registros o pólizas en un solo movimiento, si estos están mal o les falta información. De igual manera, recordar realizar las configuraciones necesarias en las cuentas contables, esto ya en el sistema.
