Contabilidad Electrónica y Contabilidad en papel

La contabilidad electrónica es el envío de la información de las transacciones de una entidad por medio de archivos en medios electrónicos que realiza una empresa o una persona y envía a través del Buzón Tributario.

Esta medida permite a los contribuyentes llevar puntualmente su contabilidad de manera sencilla, a través de las nuevas tecnologías.

En qué consiste la contabilidad electrónica

La contabilidad electrónica consiste, entre otras cosas, en:

• La preparación del Catálogo de cuentas
• La entrega mensual de la Balanza de comprobación.
• En caso de requerirse, la entrega de información de pólizas y auxiliares

Evidentemente el envío de esta información implica un control interno riguroso en el cuál se deben aplicar las Normas de Información Financiera para poder registrar de manera correcta y sistemática la información financiera. Los expertos de esta materia son los contadores, quienes preparan la contabilidad.

Quienes están obligados

• Personas morales y personas morales no lucrativas.
• Personas físicas con actividad empresarial, actividades profesionales con ingresos superiores a dos millones millones de pesos y arrendamiento (siempre y cuando no utilicen la aplicación Mis cuentas). Actualmente la regla 2.8.1.21 facilita que la contabilidad se envíe solo cuando se superen los 4 millones de pesos.

Quiénes no están obligados RMF

Para las personas morales, según la regla 2.8.1.1., que estén en los siguientes escenarios, no presentarán la contabilidad electrónica.

• La Federación, entidades federativas, municipios, sindicatos obreros, entidades de la administración pública paraestatal, no están obligados a llevar contabilidad electrónica, excepto cuando realicen actividades empresariales.
• Las sociedades, asociaciones civiles y ­fideicomisos autorizados para recibir donativos deducibles (donatarias autorizadas) que hayan percibido ingresos en una cantidad igual o menor a dos millones de pesos y las asociaciones religiosas siempre y cuando registren sus operaciones en Mis cuentas.

En el caso de las Personas físicas vemos las siguientes:

• Personas físicas asalariadas.
• Contribuyentes del Régimen de Arrendamiento, Servicios Profesionales con ingresos que no excedan de dos millones de pesos (honorarios) e Incorporación Fiscal, siempre y cuando registren sus operaciones en Mis Cuentas.
• Personas físicas que obtengan ingresos por intereses o ingresos esporádicos como premios y enajenación de bienes.
• las personas físicas que obtengan ingresos por actividades agrícolas, ganaderas, silvícolas o pesqueras, cuyos ingresos no excedan de 16 veces el valor anual de la UMA y que los ingresos por su actividad primaria representen cuando menos el 25% de sus ingresos totales en el ejercicio, esto según la regla 2.8.1.18.

Qué archivos integran la contabilidad electrónica

Según el artículo 28 fracción IV y la reglas 2.8.1.6., 2.8.1.7. y 2.8.1.11., los archivos que debemos enviar son los siguientes.

1. Catálogo de cuentas: una sola vez y cada vez que sea modificado (regla 1.2.8.7)
2. Balanza de comprobación: de forma mensual en el segundo mes siguiente al que correspondan los datos
3. Información de pólizas y auxiliares: solo cuando el SAT necesite verificar información contable o la procedencia de devoluciones y compensaciones.

Cómo se entrega la contabilidad electrónica

La contabilidad electrónica se envía a través del Buzón Tributario, en el apartado Contabilidad electrónica, con fi­rma electrónica de manera mensual (Art 28 CFF fracciones lll y lV)

Contabilidad en papel

Hasta ahora hemos visto cómo se debe enviar la contabilidad electrónica en diversos escenarios, pero no debemos dejar de lado el origen de la contabilidad y los libros que la conforman.

¿Qué son los libros contables?

Los libros contables son aquellos archivos o documentos donde se plasma la información financiera de la empresa, son la memoria de la información económica, operaciones que se realizan durante un periodo de tiempo determinado, y los cuales hay que legalizar de manera periódica. En algunos casos mediante actas de asamblea.

Los libros contables pueden ser de carácter obligatorio o voluntario.

Los libros obligatorios son:

• Libro diario
• Libro de Inventario y Cuentas Anuales

Los libros voluntarios son:

• Libro mayor
• Libros auxiliares

Según el Código de Comercio, todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada que permita el orden cronológico de sus operaciones.

Los empresarios deberán conservar los libros contables y cualquier documentación relativa durante seis años, además de legalizar los libros mediante su presentación en el Registro Mercantil donde la empresa tenga su domicilio social.

El fin de legalizar los libros contables es el de sellar la información presentada, de manera que no sea posible su manipulación posteriormente.

Conclusión

Es obligatorio inscribir en el registro mercantil los libros de contabilidad en papel, aunque tal vez no sea obligatorio imprimir la contabilidad sin embargo es recomendable llevar ambas contabilidades como soporte y tener almacenada la contabilidad en papel. Esta medida permitirá poder genera la información de la contabilidad electrónica con mayor facilidad y cumplir con la autoridad fiscal.

Autor: Luis Sosa