Hablemos de los pagos anticipados, y es que, considerando que con todos los próximos cambios al CFDI, nuevas versiones, nuevos complementos, nuevas fechas, entre otras cosas, hemos tenido que estar más al pendiente de lo que la autoridad hacendaría publica para el correcto cumplimiento de los obligaciones fiscales, y debido a esto se ha dejado un poquito olvidado los temas contables, la importancia de los registros, siendo que lo contable va de la mano con lo fiscal.
En el ámbito contable, al igual que en el fiscal, existen también varios temas que llegan a causar confusión, incluso, solo por costumbre o aparente lógica es como se van realizando los registros, y generalmente no nos damos el tiempo para consultar las normas contables que pudieran orientarnos para realizar el correcto registro de las operaciones.
Es por esto que, en esta ocasión dándole una breve revisión a la NIF (Norma de Información Financiera) C-5, observamos que encaja a la perfección una de las operaciones más comunes y cotidianas en cualquier negocio, la entrega de dinero a empleados para realizar erogaciones para el mismo negocio, mismo que al momento de ser entregado ocasiona dudas para su registro contable, y por el cual suele surgir una pregunta ¿será un cargo a deudor o directamente un gasto?
La NIF C-5, Pagos anticipados, en su contenido define algunos conceptos que se consideran o debieran considerarse como pagos anticipados, ya sea a corto o a largo plazo, de acuerdo a los beneficios futuros que se esperan obtener;
Esta NIF define a estos pagos como:
Pagos anticipados
Son activos derivados de pagos efectuados en efectivo o equivalentes con la finalidad de asegurar el abastecimiento de bienes, servicios u otros beneficios que se van a recibir en el desarrollo normal de las operaciones futuras de la entidad.
De acuerdo a la definición anterior, el hecho o la operación de entregar efectivo o su equivalente, a un empleado para realizar gastos para el negocio, es precisamente para adquirir bienes o servicios que habrán de servir para generar ingresos, propios de la actividad, por lo tanto esta operación se considera como un Activo, clasificado como un Pago anticipado, lo que significa que al momento de entregado el recurso se considera como Pago anticipado dentro del Activo, de acuerdo a los párrafos 42.1 y 44.1 de la misma norma, respectivamente:
Los pagos anticipados deben reconocerse como un activo por el monto pagado, siempre que sea probable que los beneficios económicos futuros que estén asociados con tales pagos fluyan hacia la entidad.
Los pagos anticipados deben valuarse al monto de efectivo o equivalentes pagados y reconocerse como activo a partir de la fecha en que se hace el pago.
Ahora bien, una vez que se ha entregado el recurso, (y registrado), para cuando ya se realizaron las erogaciones, y se han recibido en el negocio los bienes y servicios adquiridos, entonces se deberán realizar los registros correspondientes atendiendo a los tipos de bienes o servicios que se adquirieron con el efectivo o equivalente entregado, esto de acuerdo a los párrafos 46.1.1 y 46.2.1 de la norma en comento:
Pagos anticipados por bienes
- como gasto en resultados del periodo, cuando la entidad no tenga certeza de que el bien adquirido le generará beneficios económicos futuros…
(Gastos)
- como parte del rubro de activo que corresponda al bien adquirido, cuando la entidad tenga certeza de que el bien adquirido le generará beneficios económicos futuros…
(Inventarios, propiedades, planta y equipo y de activos intangibles…)
Pagos anticipados por servicios
Al momento de recibir los servicios, la entidad debe reconocer como un gasto en resultados el importe relativo a los pagos anticipados efectuados para reconocer dicho servicio.
Entonces, de acuerdo a la NIF C-5, y tomando como referencia el ejemplo de la operación tan cotidiana, realizada dentro de los negocios, que es la entrega de dinero para gastos que posteriormente deberá comprobarse, este efectivo será registrado como un Pago anticipado y posteriormente, en un gasto o en un activo según corresponda, pero queda entendido que no será ni un registro cargando a Deudores ni a un gasto directamente.
