Factura electrónica – Diferencias de un PAC al servicio gratuito del SAT

Desde que la factura electrónica vino para quedarse, muchos fueron los PAC que enlistaron un sinfín de ventajas para usarlos como proveedores de facturas. Aquí te explico los aspectos más relevantes entre emitir tus facturas a través de la aplicación gratuita del SAT o bien contratar los servicios de un PAC.

¿Qué es un PAC?

Antes de iniciar, déjame comentarte que los PAC son las entidades autorizadas por el SAT para vender CFDI, o lo que es lo mismo, facturas electrónicas. Digamos que es el equivalente a las imprentas cuando la factura era en papel; tú vas con ellos y solicitas facturas, con los PAC tú contratas sus servicios y obtienes folios para emitir facturas electrónicas.

El SAT tiene un servicio gratuito para eso, ¿por qué?

Es cierto que el SAT tiene su propio sistema para factura electrónicamente. De hecho tiene dos aplicaciones, una que es la que aparece en la aplicación de Mis Cuentas y la otra que aparece en otro módulo. En el primero debes cumplir ciertos requisitos para emitir la factura, eso sí, sin código bidimensional, en el segundo debes tener tu FIEL o bien tu certificado se sellos digitales.

Contras de usar el SAT

• En la aplicación de Mis Cuentas, la factura, aunque tiene los requisitos suficientes para fungir como comprobante fiscal, en muchos lados no los aceptan, ¿por qué? Pues porque en pocas palabras parece un documento hecho con Word
• En la aplicación de Mis Cuentas el sistema es tan rudimentario, que cada vez que quieres hacer un nuevo documento debes volver a introducir todos los datos del tercero.
• El diseño es poco profesional, lo que bajará tu imagen como proveedor.
• En el sistema alterno al SAT debes timbrar tu CFDI. Aquí necesitas tener tu certificado de Sello Digital y tu FIEL. Hacer este proceso engorroso solo hace más tedioso el momento, ya que pueden ocurrir muchos problemas de JAVA o compatibilidad.
• No hay un control de clientes; es decir, cada vez que quieras emitir un CFDI (Factura electrónica) deberás anotar todos los datos fiscales de la empresa. Realizar 100 facturas te puede tomar todo un día.
• Los archivos no se almacenan por mucho tiempo, por lo que debes tener muy buen control de los PDF y XML.
• Es poco intuitivo.
• Usa demasiados tecnicismos para alguien que no está acostumbrado a facturar.
• El diseño sigue siendo pésimo.
• No puedes agregar comentarios extras.

Razones para usar el sistema gratuito del SAT

• Tanto en la aplicación de mis cuentas como en la otra alternativa, todo es completamente gratis.
• Si solo facturarás unas 10 veces al año, esta es tu mejor opción.
• Los documentos son válidos en todos los sentidos del SAT.

La realidad es que facturar por medio del SAT es una terrible opción si lo que buscas es algo formal.

¿Contratar un PAC es la mejor opción?

Llevo poco más de 10 años revisando y haciendo facturas, y desde mi punto de vista, es preferible contratar los servicios de un PAC o distribuidor de PAC. Los beneficios, tanto en tiempo como en costos son muchos.

Beneficios de contratar un PAC

• Tienes control total de todos los documentos que emites. La mayoría de ellos te permiten almacenar los XML y PDF durante largos periodos de tiempo.
• Si facturarás a un cliente muy seguido, solo debes introducir una sola vez sus datos. Facturar 100 facturas te pueden tomar a lo mucho una hora.
• Prácticamente todos los PAC y sus distintos distribuidores dan un excelente servicio al cliente.
• La mayoría de las configuraciones las puedes hacer tú, o bien el PAC. Para eso están, ¿no?
• Al igual que en el SAT, si tu sello digital ha caducado, también puedes timbrar a través de tu FIEL.
• Tienes control total de tus clientes y puedes revisar sus historiales cada que lo necesites.
• Aunque el sistema de PAC está hecho para Microempresas y PYMES, si eres de los que emite 10 facturas al año, los costos siguen siendo de algún modo accesibles.
• Todos los PAC te permiten modificar las plantillas de tus facturas; es decir, las representaciones gráficas (PDF) puedes darle una imagen profesional a tu negocio.
• Puedes agregar inventarios de productos y ahorrarte mucho tiempo en colocar descripciones largas, por ejemplo.
• Agregar notas o comentarios es realmente muy fácil.
• La mayoría de las interfaces son muy fáciles de usar, incluso si nunca has facturado.

Contras de usar un PAC

• El precio. Al igual que ocurría con las facturas en papel, estas tienen un costo según el número de folios que compres. En cualquier caso, el costo siempre varía según el volumen de tus operaciones. Un precio muy razonable de 50 folios ronda los 500 pesos ya con IVA incluido. Algunos lo darán más barato y otros no.
• Debes tramitar tu FIEL y certificado de Sellos digitales. Ni modo, es una regla que el SAT impone.
• Si te equivocas en hacer un documento debes usar folios, y esos cuestan.
• No es una opción si facturas menos de 10 documentos al año.

Como verás hay diferencias muy abismales entre una y otra, pero al final todo depende de qué es lo que necesitas como empresa. Tramitar la FIEL y los Certificados de Sellos Digitales es un proceso engorroso en el que muchas veces caemos en la confusión y por eso es mejor dejarlo en manos expertas. La mayoría de los PAC y distribuidores de PAC tienen un excelente servicio al cliente y pueden ayudarte sin ningún costo extra.

Otro dato interesante es que muchas veces los Distribuidores de los PAC suelen dar los Folios a un precio inferior a los PAC. Resulta paradójico, pero no lo es, ya que PAC’s son muy pocos, y pueden darse el lujo literalmente de regalar folios si así lo desea, por supuesto no lo hacen, y en este casi venden los folios a terceros para que hagan el negocio ellos. Eso sí, los distribuidores deben comprar grandes volúmenes de folios y eso no es nada barato.