Con todas las nuevas tendencias de digitalizar hasta las cosas que no tenemos, es importante considerar que digitalizar nuestro trabajo es tal vez una buena opción para las nuevas tendencias laborales. Lo digo sobre todo por aquello de que también veremos nuestros recibos de nómina como CFDI… más o menos. Checa estos consejos para empezar a digitalizar tu empresa.
Antes que nada, pregúntate para qué quieres digitalizar tu empresa. Hay una gran diferencia entre digitalizar un documento e imprimirlo porque es realmente necesario en la administración como un proceso indispensable. Te recomiendo que si no has digitalizado gran parte de tus papeles de trabajo como lo son los de cálculos de impuestos, CFD, CFDI, estados de cuenta, movimientos, etcétera, lo hagas. Es más fácil recuperar la información en la nube que en una USB o disco quemado. Eso sin mencionar que próximamente tendremos que digitalizar las nóminas.
Conoce la estructura de tu información. A esto me refiero que, el archivo muerto, con las chorrocientas mil carpetas de contabilidad de hace 10 años no necesariamente tienen por qué desaparecer en su totalidad. Si has utilizado un programa de contabilidad (por poner un ejemplo) durante mucho tiempo, tenemos la ventaja de ver las pólizas, pero a veces es necesario ver más allá. Una idea muy buena (por aquello de las malditas visitas domiciliarias) es digitalizar todo el archivo muerto. Sí, suena una locura, pero ganamos tranquilidad a futuro, y quizá lo más importante es que ganamos espacio. ¡Considéralo!
Pon en la balanza qué es importante conservar y qué no. Tal vez pienses que conservar un recibo de honorario de hace 5 años sea importante, o tal vez no. Además de que hay ciertos lineamientos para conservar la contabilidad, existe otra clase de documentos que no siguen estos parámetros. En este caso, debes tener bien en claro las prioridades de tus papeles para descartar lo que vale la pena conservar y lo que no. Tal vez una orden de compra de hace 7 años no sea ya realmente necesario como crees. ¡Piénsalo!
Herramientas
Ahora lo importante es encontrar un lugar dónde almacenar toda la información una vez que esté digitalizada. Existen diversas opciones. Un servidor privado quizá sea la mejor opción. Puedes comprar (si tienes la oportunidad) de comprar una computadora específicamente para guardar toda esa información, además, puedes crear una red entre las computadoras de tu trabajo y el servidor, así evitarás que los papeles anden volando o que nadie sepa dónde están. Recuerda que la idea es tener todo digitalizado, pero eso no quiere decir que tus carpetas digitales sean un desastre. Ordénalas y dales su espacio tal cual, como si estuvieran físicamente.
Otras opciones son Dropbox, Google Drive y hasta Skydrive. La ventaja de estas opciones es que todo es en la nube. Lo malo, es que cada que intentes accesar a los documentos desde otra sitio, deberás descargar la información y necesariamente tienes que estar conectado a internet. Si esto no te supone un problema, quizá esta sea la mejor opción.
¿Crees necesario que debas digitalizar tu información?
